العديد من الشركات تعتبر ذلك من خلال إنشاء نسخ احتياطية إن فكرة أن تخزين ملفاتك وبرامجك على جهاز تخزين أو خدمة استضافة سحابية سيحفظ هذه المعلومات تلقائيًا هي مجرد خرافة. في الحقيقة، الأمر ليس بهذه البساطة؛ فالتخزين ليس سوى الأساس التقني. من المهم جدًا أن نفهم ذلك... إدارة البيانات الاستراتيجية وهذا ما يضمن إمكانية استرجاع المعلومات، وتأمينها، وامتثالها للوائح القانونية.
معرفة البيانات وتصنيفها
يشير الخبراء إلى أن البيانات ليست متساوية في الجودة، وبالتالي، فإن فهمها القيمة التجارية للبيانات بهدف تحديد أفضل استراتيجية تخزين. ولإدارة البيانات الضخمة ومعلومات الشركات بفعالية، يُنصح بطرح الأسئلة التالية:
- إلى متى ستكون البيانات مطلوبة في حالة فقدانها؟
- ما مدى سرعة وصول الشركة إلى المعلومات؟
- كم من الوقت يستغرق الاحتفاظ بالبيانات؟
- إلى أي مدى يجب أن يكون التخزين آمنًا؟
- ما هي المتطلبات التنظيمية التي يجب الوفاء بها؟
من الضروري التمييز بين البيانات والمعلوماتبينما تُعدّ البيانات تمثيلاً منطقياً معزولاً، فإن المعلومات هي مجموعة البيانات والعمليات التي تُضفي عليها معنى. ولضمان ذلك، يُنصح باتباع ما يلي: المعيار الدولي ISO27001، تطبيق نظام إدارة أمن المعلومات (ISMS) القائم على ثلاثة أركان: خصوصية (وصول حصري)، سلامة (دقة المعلومات) و توفر (وصول فوري للمستخدمين المصرح لهم).
لا تنس البيانات غير المهيكلة
الأمر المهم هنا هو التأكد من أن المنصة المختارة تسمح بالدمج بيانات منظمة (مثل قواعد البيانات) و بيانات غير منظمة (الرسائل الإلكترونية، وملفات PDF، والصور)، بالإضافة إلى أنظمة ملفات الشبكة الأخرى، دون الحاجة إلى شهور من نمذجة المعلومات.
وضع سياسة للاحتفاظ بالبيانات ودورة حياة المعلومات
تكوين سياسات الاحتفاظ بالبيانات يُعد ذلك ضرورةً للإدارة الداخلية والامتثال القانوني (مثل RGPD و لوبدجدلا تمتلك جميع البيانات نفس دورة الحياة:
- بيانات الضرائب والمحاسبة: إلزامي بشكل عام لمدة لا تقل عن ست سنوات.
- بيانات التوظيف: تخضع وثائق العقود وكشوف المرتبات لأنظمة الضمان الاجتماعي.
- بيانات العميل: يجب حذفها أو إخفاء هويتها بمجرد تحقيق الغرض من المعالجة.
لإدارة هذه العملية، يجب تطبيق ما يلي: إدارة دورة حياة المعلوماتوالذي يشمل: تصنيف البيانات (مستويات أساسية أو متوسطة أو عالية)، التخزين المادي أولي، هجرة في بيئات موازنة الأحمال، توفير (تطبيق الصلاحيات والنسخ الاحتياطية) و الاستخدام النهائي لاتخاذ القرار.
أنواع التخزين والتقنيات
حسب احتياجات الأداء والقدرة والتكلفةهناك عدة خيارات:
التخزين المحلي والمادي
- SSD (محرك أقراص مزود بذاكرة مصنوعة من مكونات صلبة): سرعة عالية، بدون أجزاء ميكانيكية، مثالية لقواعد البيانات والآلات الافتراضية.
- القرص الصلب (HDD): أبطأ ولكنه فعال من حيث التكلفة بالنسبة لكميات البيانات الكبيرة.
- الأجهزة الخارجية: محركات أقراص USB، وأقراص DVD، أو الأشرطة المغناطيسية. تشكل هذه المواد خطراً بسبب احتمالية تسريبات المعلوماتلذلك، فهم يتطلبون سياسات حذف صارمة.
- الأشرطة المغناطيسية: مثالية للأرشفة طويلة الأمد نظرًا لمتانتها وانخفاض استهلاكها.
أنظمة الشبكات والمؤسسات
- NAS (التخزين المتصل بالشبكة): تخزين مركزي لمشاركة الملفات عبر الشبكة.
- SAN (شبكة منطقة التخزين): شبكات عالية السرعة لمراكز البيانات والتطبيقات الحيوية.
- غارة: تقنية مستخدمة في محركات الأقراص الصلبة وأجهزة التخزين الشبكية لتحسين الموثوقية والتكرار.
التخزين السحابي للشركات
إن تخزين الملفات في السحابة ليس مجرد "تحميل ملفات"؛ بل هو قرار استراتيجي مما يسمح بالمركزية والوصول عن بُعد وقابلية التوسع دون استثمار فوري في الأجهزة. ومع ذلك، فإن استخدام الخدمات دون استراتيجية واضحة يُولّد أخطار أمنيةتكرار الملفات وعدم الامتثال للوائح التنظيمية.
خدمات التخزين السحابي الرئيسية
- غوغل دريف: مثالي لأنظمة Google Workspace، ويتفوق في التعاون البسيط.
- ون درايف: التكامل الأصلي مع Microsoft 365 و Teams و SharePoint.
- دروببوإكس: تشتهر بسهولة استخدامها ومزامنة البيانات بكفاءة.
- ميجا: يركز على التشفير وخصوصية المستخدم.
لضمان مشاركة الملفات بشكل آمن، من الضروري تجنب الروابط العامة غير الخاضعة للرقابة وتحديد الحد الأدنى من التصاريح (للقراءة فقط أو للتعليق فقط)، راجع صلاحيات الوصول بشكل دوري واستخدمها المصادقة متعددة العوامل (MFA).
استراتيجيات الأمان والحذف الآمن
يعتمد الأمان على كل من المورّد والتكوين. وتشمل التدابير ما يلي: التشفير من طرف إلى طرف وتُعد مراجعة الأنشطة أساسية. فعندما تصل المعلومات إلى نهاية عمرها الافتراضي، لا يكفي حذفها ببساطة، بل يجب استخدام تقنيات متطورة.
- إزالة المغناطيسية: استخدام المجالات المغناطيسية لوسائط محددة.
- التدمير المادي: تفتيت أو حرق الدعامة.
- الكتابة فوق: اكتب بيانات غير ذات صلة بالمعلومات السابقة.
- إخفاء الهوية: عملية تفقد فيها البيانات القدرة على تحديد هوية الشخص، مما يسمح بالحفاظ على الفائدة الإحصائية دون مخالفة القانون.
تطبيق نموذج حوكمة البيانات، بما في ذلك تنظيم المعلومات، والتحكم في الوصول القائم على الأدوار، و سياسة النسخ الاحتياطي والاستعادة لقد ثبت أنها تحول تخزين المخاطر المحتملة إلى ميزة تنافسية وركيزة ثقة للعملاء.