عندما تبدأ مشروعًا، تعلم أنه إذا كان لديك مستند أمامك، يمكنك تدوين جميع أفكارك لتوجيهك في كيفية البدء. هذا هو الغرض من الموجز. ولكن ما هو الموجز تحديدًا؟
إذا كنت لا تزال غير متأكد تمامًا من معنى هذه الكلمة الغريبة، فسنشرحها لك لتتمكن من فهمها، والأهم من ذلك، لتتعرف على كيفية استخدامها والفوائد التي يمكن أن تجلبها. هل نبدأ؟
ما هو موجز
كما ذكرنا سابقاً، فإن كلمة "brief" هي نفسها كلمة "briefing"، ولكنها مختصرة. في الواقع، نحن نشير إلى وثيقة قصيرة نسبياً تُحدد الخطوات اللازمة لإنجاز مهمة أو مشروع . في هذه الحالة، لا تقتصر الوثيقة على تلك الخطوات فحسب، بل تشمل أيضاً كيفية تنفيذ العمل، والوقت اللازم، وجوانب أخرى ذات صلة.
الحقيقة هي أنها تصبح أشبه بخريطة طريق لتعطيك نظرة عامة، ولكن في الوقت نفسه حتى تتمكن من "التحقق" من كل خطوة من تلك الخطوات لتحقيق الهدف النهائي.
على سبيل المثال، تخيل أن لديك مشروعًا للتجارة الإلكترونية، وقد أعددتَ خطةً تفصيليةً لتجهيز الموقع الإلكتروني. حددتَ فيها الخطوات والمتطلبات اللازمة للموقع، بما في ذلك الوقت المخصص لكل خطوة. بهذه الطريقة، ومع مرور الوقت، يمكنك أيضًا وضع علامة على المهام التي أنجزتها للوصول إلى المرحلة النهائية وتجهيز الموقع.
يجب أن يؤخذ في الاعتبار أن الموجز ليس شيئًا شخصيًا ، ولكن يمكن استخدامه أيضًا في فريق أو مع عدة أشخاص (حتى تحديد ما يجب على كل شخص القيام به).
علاوة على ذلك، فهي ليست وثيقة ثابتة؛ بل قابلة للتغيير. ورغم وجود قوالب جاهزة، إلا أن كل شركة تختلف عن الأخرى وقد تحتاج إلى صياغة موجز بطريقة مختلفة.
أنواع المذكرات
فيما يتعلق بما ورد أعلاه ، يجب أن تعلم أن هناك أنواعًا عديدة من الملخصات لاستخدامها والتي ستعتمد على كل عميل أو شركة ، بالإضافة إلى الهدف الذي لديك.
الأكثر شيوعًا هي ما يلي:
- إحاطة إعلانية. يتم استخدامه بشكل أساسي لتطوير الحملات الإعلانية. في هذه الحالة ، يتم تحديد الهدف المراد تحقيقه ، والوقت الذي ستكون فيه نشطة ، يتم تدوين التصميمات التي سيتم استخدامها ، وكذلك النصوص. في بعض الإحاطات ، يتم وضع خطة B أيضًا في حالة عدم وجود التأثير المتوقع للخيار الأول في X مرة.
- إحاطة التسويق. مثل الإعلان ، يركز هذا على التسويق للمتابعة في الشركة أو العلامة التجارية. الآن ، يمكننا تقسيمها بطرق مختلفة لأن التسويق بحد ذاته واسع جدًا.
- موجز الأعمال. ربما تكون قد شاهدته في بعض الأحيان ، خاصة إذا كنت قد طلبت معلومات للإعلان في الصحف أو في الشركات الكبيرة. يتضمن الوضع التاريخي ، بالإضافة إلى الوضع الحالي لهذا العمل. يتم أيضًا تحديد الجمهور الذي يتم توجيهه إليه والأهداف التي لديه ... أخيرًا ، وهذا في بعض الأحيان اختياريًا ، يتم تقديم معلومات عن الأسعار للإعلان في تلك الوسائط.
بالطبع ، هناك العديد من الأنواع التي يمكن بناؤها حسب احتياجات الشركة أو العلامة التجارية.
ماذا يوجد في الموجز؟
هل لديك مشروع أو استراتيجية في ذهنك وترغب في الاستفادة من هذه الوثيقة؟ حسنًا، بدايةً، عليك معرفة العناصر التي يجب أن تتضمنها. وأكثرها شيوعًا هي التالية:
الهدف
الأهداف المراد تحقيقها. ينبغي تحديد هذه الأهداف في البداية حتى يكون واضحاً أن كل ما سيتم فعله يهدف إلى تحقيق النتيجة المرجوة.
على سبيل المثال ، إذا كان موجزًا إعلانيًا ، فسيكون الهدف هو الحصول على نسبة مئوية من العملاء الجدد ؛ أو نسبة من المبيعات.
الجمهور المستهدف
بمعنى آخر، هذه هي الفئة المستهدفة من هذا الموجز. فليس من السهل كتابته للأطفال كما هو الحال بالنسبة للبالغين.
إن معرفة جمهورك المستهدف بشكل متعمق يمكن أن يجعلك أكثر نجاحًا لأنك تستهدف بشكل مباشر الأشخاص الذين تعرف أنهم قد يكونون مهتمين بما تفعله.
ديسكريبسيون دي لا إمبريسا
في الواقع، لا يهم نوع الموجز الذي تقوم بإنشائه، لأن هذه المعلومات ستساعد القارئ على تكوين فكرة عن تاريخ الشركة وما تقوم به.
الاحتياجات
بمعنى آخر، ما هو المطلوب لتنفيذ المشروع . نحن نتحدث عن كل من الأشياء المادية والموارد البشرية (العمالة).
العروض
هذا هو القسم الأهم، إذ يتم فيه وضع الاستراتيجية . علاوة على ذلك، يمكن تحديد الجداول الزمنية وتوزيع المهام لضمان تنفيذها بطريقة منظمة دون أي تأخير.
ميزانية
إلى جانب الإجراءات نفسها، تُعد هذه نقطة رئيسية أخرى تؤثر أيضاً على النقطة السابقة. وهي تتعلق بتحديد التكلفة الاقتصادية لهذا الموجز، ليس للوثيقة نفسها، بل للمشروع الذي يتضمنه.
أخيرًا ، كملخص ، يمكنك إنشاء صورة مرئية لكل مهمة من المهام التي يتعين تنفيذها والمواعيد النهائية للتنفيذ.
أدوات لقياس النتائج
لا بأس بوضع خطة عمل، لكن كيف ستتأكد من نجاحها؟ بعبارة أخرى، كيف ستعرف أنك حققت ما خططت له فعلاً، أو أن الخطة فعّالة؟ قد تقول إنك ستعرف ذلك في النهاية، لكن حينها لن يكون لديك الوقت لتحسين النتائج، وستكون قد استثمرت وقتاً ومالاً دون جدوى.
لهذا السبب ، بالإضافة إلى كل ما سبق ، فإن إنشاء بعض مؤشرات الأداء الرئيسية ، أي أن بعض الأدوات التي تساعدك على قياس مدى نشاط الحملة ، يمكن أن ترشدك إلى ما إذا كنت تقوم بها بشكل جيد أم لا.
خطة طوارئ
فيما يتعلق بما سبق، ماذا لو لم تسر الأمور على ما يرام؟ حينها ستحتاج إلى خطة بديلة، والتي يمكن تضمينها أيضاً في الموجز، بحيث إذا لم تكن النتائج مرضية، يكون لديك خطة إنقاذ جاهزة للتحرك بسرعة وتخفيف الأثر.
الآن بعد أن عرفت ما هو الملخص وأهم العناصر ، هل تجرؤ على القيام بذلك لمشروعك أو للمهام التي يجب عليك تنفيذها في التجارة الإلكترونية الخاصة بك؟