إذا كنت ممن يقومون بإنشاء الفواتير وإرسالها عبر البريد الإلكتروني، فمن المحتمل أنك تستخدم الفواتير الإلكترونية. ولكن هل تعلم أنه في حال عدم استلامك للمبلغ، عليك إلغاء الفاتورة؟ هل أنت جديد في هذا المجال ولا تعرف كيفية إصدار وإلغاء فاتورة إلكترونية؟
لا تقلق، فها نحن نخبرك بالمفاتيح التي يجب أن تضعها في اعتبارك حتى لا تخبرك الخزينة بأي شيء. هل نبدأ؟
ما هي الفاتورة الإلكترونية
في السابق، عندما لم يكن الإنترنت موجودًا، كان العثور على عمل خارج مدينتك أكثر صعوبة. ولكن يمكن القيام به. ومع ذلك، عند تقديم فاتورة (إذا كنت تعمل لحسابك الخاص) لتحصيل رسوم الخدمة أو العمل أو المنتجات التي قمت بها، كان عليك إرسالها. سواء بالفاكس، بالبريد العادي، بالبريد المعتمد، بالبضائع...
مع ظهور الإنترنت، بدأت العديد من الشركات بإرسال نسخ من الفواتير عبر البريد الإلكتروني ، مع أنها كانت ترسل أحيانًا فاتورة ورقية مع المنتج أو عبر البريد العادي. إلا أن هذه الممارسة تراجعت تدريجيًا وأصبحت الآن شبه منقرضة.
إذن، يمكننا القول إن نظام الفواتير الإلكترونية قد تم تطبيقه. ولكن ما هو؟ ببساطة، هو فاتورة تُصدر وتُرسل إلكترونياً. بعبارة أخرى، فاتورة تُنشئها باستخدام جهاز الكمبيوتر (أو الهاتف المحمول أو برنامج) وترسلها عبر الإنترنت.
بالنسبة لوزارة المالية، هذه الفاتورة الإلكترونية هي بالضبط نفس الفاتورة الورقية، ولها نفس الصلاحية.
لذا يمكننا القول إنها فاتورة تقليدية ولكنها حديثة.
أنواع الفواتير الإلكترونية
قبل أن أتحدث معك عن كيفية إصدار وإلغاء الفاتورة الإلكترونية، عليك أن تعلم أن هناك نوعين من الفواتير الإلكترونية.
من جهة، لديك الفواتير المنظمة. هذه هي الفواتير التي يتم إصدارها عادةً، والتي لها تنسيق محدد مسبقًا ويتم إعدادها إما يدويًا أو تلقائيًا ، مع تغيير بيانات العميل ومبلغ المنتج أو الخدمة التي تقدمها فقط.
من ناحية أخرى، هناك فواتير ذات تنسيق غير منظم، وهي أسهل في الفهم. تخيل أن لديك فاتورة ورقية تريد تحويلها إلى صيغة رقمية. لا شيء يضاهي تصويرها أو مسحها ضوئيًا وتحويلها إلى ملف PDF لجعلها صالحة قانونيًا كفاتورة إلكترونية.
كيفية إصدار وإلغاء الفاتورة الإلكترونية
الآن، دعونا نذهب. إذا كنت مبتدئًا في موضوع الفواتير، إما لأنك فتحت متجرك الإلكتروني مؤخرًا وليس لديك أي فكرة عن الفواتير؛ حسنًا، نظرًا لأنك تعمل لحسابك الخاص، فقد يكون هذا مفيدًا لك.
لكن إصدار الفاتورة لا يعني إلغاءها . لذا دعونا نشرح كل شيء خطوة بخطوة:
كيفية اصدار الفاتورة الالكترونية
كما ذكرنا سابقاً، يمكن إصدار الفواتير الإلكترونية باستخدام البرامج والقوالب أو يدوياً... من الناحية المثالية، إذا كنت ترغب في إنشاء علامة تجارية شخصية أو أن يتعرف عليك العملاء حتى من خلال فواتيرك، فيجب عليك إنشاء قالب شخصي وفريد خاص بك (طالما أنه يتوافق مع المتطلبات القانونية لإصدار الفواتير).
ومن العناصر الأساسية التي يجب عليك تضمينها ما يلي:
- بيانات العميل. الاسم واللقب (أو اسم الشركة)، والعنوان، وNIF أو CIF، ورقم الهاتف وعنوان البريد الإلكتروني.
- معلوماتك. كما هو مذكور أعلاه، كل ما تحتاج إلى إدخاله لتعريف نفسك.
- تاريخ. تاريخ إصدار الفاتورة.
- رقم الفاتورة. سيظهر هذا في الأعلى ويجب عليك ترقيمها على التوالي. أي أنه إذا قمت بإعداد فاتورة في 1 يناير، فسيكون ذلك رقم 1 وستكون الفاتورة التالية التي تقدمها رقم 2، سواء قمت بذلك في يناير أو فبراير أو نوفمبر. العام يرافق هذا العدد. وتذكر أنه يتم إعادة ضبط الترقيم كل عام جديد. على سبيل المثال، في 1 يناير 2023، قمت بإعداد الفاتورة 1/2023. وفي 1 يناير 2024، إذا كان عليك تقديم فاتورة أخرى، فستكون 1/2024.
- وصف ما تم القيام به أو شراؤها. نوصي بأن تكون وصفيًا في هذا لتوضيح ما اشتراه العميل.
- الكمية والسعر لكل وحدة والإجمالي. إذا كانت منتجات، فمن المهم تحديد عدد المنتجات التي اشتريتها، وقيمة المنتج وإجمالي ما اشتريته. في حالة الخدمة، إدخال الإجمالي سيكون كافيا.
- الإجمالي + ضريبة القيمة المضافة + ضريبة الدخل الشخصي. وهذا يعني إجمالي الفاتورة التي يتعين عليك إضافة ضريبة القيمة المضافة إليها، وطرح ضريبة الدخل الشخصي، إن أمكن.
- حساب بنكي. من المهم أن تضع حسابك البنكي في نهاية الفواتير حتى يتمكنوا من دفع تلك الفاتورة.
- التوقيع. في بعض الأحيان سيكون من الضروري أن تحمل الفاتورة توقيعك. لذا يمكنك تحويلها إلى صيغة رقمية ووضعها بالفعل في القالب.
وبهذا تكون قد أصدرت الفاتورة بالفعل. ويمكنك استخدام نفس القالب لجميع الآخرين.
كيفية إلغاء الفاتورة الإلكترونية
من الأخطاء الشائعة عند إصدار الفواتير الإلكترونية الاعتقاد بأنه في حال عدم استلام الدفعة أو ارتكاب خطأ، يكفي كتابة كلمة "ملغاة". لكن هذا ليس صحيحاً.
بموجب المرسوم السلطاني رقم 1619/2012، لا يمكن تعديل أو حذف الفواتير. وبالتالي، فإن الطريقة الوحيدة لإلغائها هي من خلال فاتورة تصحيحية.
وما هذا؟ حسناً، إنها فاتورة يتم إصدارها لتصحيح أو تعديل بيانات فاتورة تم إصدارها بالفعل.
يحتوي هذا على رقم فريد وما يتم فعله هو إلغاء الفاتورة التي تم إصدارها (يتم ذلك عادةً قبل انتهاء ربع ضريبة القيمة المضافة، ولكن يمكن أيضًا القيام بذلك بعد ذلك، حتى لو تم تسوية ضريبة القيمة المضافة بالفعل).
علاوة على ذلك، لن تتضمن هذه الفاتورة ضريبة القيمة المضافة (أو ضريبة الدخل المقتطعة)؛ بل ستُظهر فقط المبلغ كإلغاء. سيكون هذا المبلغ سالبًا، وليس موجبًا، لأننا نلغي مبلغ الفاتورة الخاطئة (سواء كانت آخر فاتورة أصدرتها أو فاتورة سابقة). من المستحسن أيضًا ذكر الفاتورة الملغاة (أو المصححة) في وصف الفاتورة.
هل أصبح إصدار وإلغاء الفاتورة الإلكترونية أكثر وضوحاً الآن؟ هل واجهت أي مشاكل في هذه العملية؟