البريد الإلكتروني هو أحد أكثر أشكال التواصل شيوعًا. ليس فقط للأفراد ولكن أيضًا للشركات. لهذا السبب، أصبحت إحدى الأدوات الأساسية للتمكن من التفاعل مع العملاء أو الأشخاص المقربين. ومع ذلك، هناك بعض التقنيات لتحسين التواصل عبر البريد الإلكتروني.
عندما كتابة رسائل البريد الإلكتروني للعملاء أو حتى الأشخاص المقربين منا، هناك سلسلة من النصائح التي يجب عليك استخدامها لتحقيق تفاعل أكبر، وقبل كل شيء، معلومات أفضل أيضًا عند العمل على التسويق عبر البريد الإلكتروني.
تقنيات ونصائح لتحسين التواصل عبر البريد الإلكتروني
ومن التقنيات والنصائح لتحسين التواصل عبر البريد الإلكتروني التي يمكننا أن نتركها لك، أهمها ما يلي:
تخصيص الرسائل
منذ فترة أصبح من المألوف تخصيص الرسائل عند إرسال رسائل البريد الإلكتروني. ومع ذلك، كان هذا مشكلة خطيرة جدا. والعديد من المستخدمين، عند التسجيل، لم يدخلوا أسمائهم الحقيقية، بل اختاروا أسماء مختلفة أو حتى كلمات بذيئة.
على سبيل المثال، يمكن استخدام اسم سخيف، وعند تخصيص رسائل البريد الإلكتروني، إذا لم تدرك هذا الخطأ، فقد أرسلت البريد الإلكتروني المخصص للاتصال به بهذه الطريقة.
لذلك في هذه الحالة، نحن لا نطلب منك تخصيص الرسائل حسب الاسم الذي أعطاه المستخدم أو المشترك، بل استخدام ضمير المخاطب المفردأي أن تكون قادرًا على كتابة الرسائل وجعلها يتردد صداها بشكل أفضل من الشخص الذي يقرأها. من خلال كتابة مفرد وبناء علاقة تواصل فردية، يمكنك تحقيق تفاعل واتصال أفضل مع ذلك الشخص الآخر.
موضوع يتماشى مع الرسالة ويلفت الانتباه
نتلقى عشرات رسائل البريد الإلكتروني يوميًا، معظمها يتعلق بشركات أو متاجر تحاول بيع شيء ما لنا. لذلك، من المهم جدًا أن يكون موضوع البريد الإلكتروني ملفتًا بدرجة كافية لجذب انتباه القارئ والشعور بالحاجة إلى فتح ذلك البريد الإلكتروني ليتمكن من قراءة ما بداخله.
ونترك لك مثالاً للتوضيح. تخيل أنك تتلقى رسالة بريد إلكتروني موضوعها مرحبًا. وبعد خمس دقائق تصلك رسالة أخرى موضوعها الحل لزيادة الإنتاجية هو...
بداهة، الأكثر إثارة للدهشة هو الثاني لأنه يعطيك بالفعل فكرة عما سوف تجده داخل البريد الإلكتروني. أما الآخر فسيكون ببساطة أكثر تركيزًا على الفرد وإرسال الرسائل بين الأصدقاء أو العائلة.
وبطبيعة الحال، عند اختيار موضوع ما، عليك أن تأخذ في الاعتبار الحد الأقصى لعدد الأحرف التي يجب عليك إدخالها. علاوة على ذلك، فإن كتابة الموضوع لمشاهدته على الكمبيوتر ليست مثل كتابته على الهاتف المحمول. اعتمادًا على جمهورك المستهدف، ستحتاج إلى تقصير هذا الموضوع أو جعله أقصر. حتى لا يتم تقطيعه عند استلامه.
كن حذرا مع لهجة الرسالة
يعد التواصل عبر البريد الإلكتروني امتدادًا لعلامتك التجارية الشخصية. سواء كنت شركة أو مستقلاً، أو حتى فردًا، يجب أن تضع في اعتبارك أنه يتعين عليك الحفاظ على الطريقة التي يراك بها العملاء. بمعنى آخر، إذا كنت تتعامل مع العملاء بطريقة ودية وغير رسمية وحتى مع لمسة من الفكاهة، فلا يمكن أن تفعل ذلك بطريقة احترافية وباردة ورسمية عندما تكتب لهم بريدًا إلكترونيًا.
أنت بحاجة إلى الحفاظ على الأسلوب الذي تتبعه شركتك أو الذي ميزت به نفسك عن منافسيك، ويجب عليك القيام بذلك في جميع أنواع الاتصالات، ليس فقط في رسائل البريد الإلكتروني ولكن أيضًا على شبكات التواصل الاجتماعي.
ملحق البريد الإلكتروني
يجب أن تضع في اعتبارك أن الشخص لا يقضي الكثير من الوقت في مشاهدة شيء لا يثير اهتمامه. بمعنى آخر، نحن نقول أنك لن تحظى باهتمام ذلك الشخص إلا لبضع ثوان، وإذا كانت رسالتك الإلكترونية طويلة جدًا، فقد يتوقف عن القراءة في مرحلة ما. إذا كنت تريد التأكد من أنهم قرأوا رسالة البريد الإلكتروني حتى النهاية، فحاول أن تجعلها قصيرة ولطيفة. يوصي بعض الخبراء بأن تكون هذه الكلمات بحد أقصى 300 كلمة.
عند كتابتها، يمكنك استخدام بعض تقنيات كتابة النصوص أو حتى سرد القصص. ولكن الشيء الأكثر أهمية هو تجنب الالتفاف حول الأمور والتركيز على موضوع واحد في تلك الرسالة الإلكترونية التي ترسلها.
لا ترسل أبدًا رسائل بريد إلكتروني دون التحقق أولاً من صحتها
أحد أسوأ الأشياء التي يمكنك القيام بها عند إجراء اتصالات البريد الإلكتروني لشركتك هو عدم التحقق من إرسال رسائل البريد الإلكتروني. على وجه التحديد، نحن نشير إلى معرفة ما إذا كان هذا البريد الإلكتروني سيصل حقًا كما صممته.
صدق أو لا تصدق، هذا أحد أكبر الأخطاء عند إرسال البريد الإلكتروني و يتم حلها بسهولة مثل إرسال أول بريد إلكتروني إلى إحدى رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك لنرى كيف سيصل إلى المشتركين الآخرين في وجهة نظرك.
لا تكتب فقرات، لكن لا تكتب سطورًا أيضًا.
منذ فترة، أصبح من المألوف كتابة رسائل البريد الإلكتروني باستخدام سطور. كان كل سطر عبارة عن جملة وتم فصله حتى تتنفس الرسالة نفسها. لكن هذا ليس شيئًا يجب عليك فعله حرفيًا. نحن نفسر أنفسنا.
تخيل أن عليك إرسال بريد إلكتروني مكون من 300 كلمة. عند كتابتها، من المؤكد أن لديك جملًا قصيرة وجملًا طويلة. الهدف والمثالي هو دمج هذه الجمل القصيرة والطويلة في فقرات صغيرة لا تزيد عن سطرين أو ثلاثة أسطر.
بهذه الطريقة، عندما تصل الرسالة إلى صناديق البريد الإلكتروني للمشتركين، لا تبدو الرسالة مضغوطة جدًا. بدلًا من ذلك، دع الأمر يتنفس وافصل مقدمة الرسالة عن النقطة الرئيسية التي أرسلت من أجلها تلك الرسالة الإلكترونية وانتهي بخاتمة أو غرض نهائي لبريدك الإلكتروني.
بريد إلكتروني، فكرة
وأخيراً، آخر النصائح التي نقدمها لك للتواصل عبر البريد الإلكتروني هي ما يلي. تجنب التحدث عن عدة مواضيع في نفس الوقت في رسالة البريد الإلكتروني.
لتسهيل فهم الأمر عليك، فكر في رسالة بريد إلكتروني سترسلها لأول مرة إلى قائمة المشتركين لديك. سترغب فيه أن تخبرهم من أنت وماذا تفعل، ولكنك تريد أيضًا أن تخبرهم أنه يمكنهم الشراء منك أو أين يمكنهم العثور عليك على الشبكات الاجتماعية.
هذا كل شيء جيد جداً، ولكن ليس من المستحسن أن تجعل انتباه المستخدم يسير في خطوط مختلفة لأن الشيء الوحيد الذي ستحققه هو أنه في النهاية لن يمر بأي منها.
حاول التركيز على شيء واحد فقط. سيكون هناك المزيد من الاتصالات التي يمكنك من خلالها إنشاء أنواع أخرى من القصص التي تقود المستخدمين إلى شبكات التواصل الاجتماعي الخاصة بك، أو للشراء منك، أو إلى ما تريد.
ستساعدك هذه التقنيات والنصائح لتحسين التواصل عبر البريد الإلكتروني على تحقيق نتائج أفضل. وتذكر أيضًا أن هناك العديد من محترفي التسويق عبر البريد الإلكتروني الذين يمكنهم مساعدتك في تحسين بيانات قائمة الاشتراكات الخاصة بك وبالتالي تحسين عملك.